Symposium: "Recent onderzoek naar kastelen en buitenplaatsen in Holland en Zeeland"

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor iedere inschrijving voor een excursie, lezing, symposium of andere bijeenkomst van de Stichting Vrienden van de Hollandse en Zeeuwse Kastelen en Buitenplaatsen. Door het inschrijfformulier te verzenden gaat u met deze voorwaarden akkoord.

2. Inschrijving en bevestiging

Een inschrijving komt tot stand zodra u het formulier heeft verzonden en van ons een bevestiging per e-mail heeft ontvangen. De bevestiging vermeldt het inschrijfnummer, het aantal deelnemers en het verschuldigde bedrag. Is de bijeenkomst vol, dan plaatsen wij u op de wachtlijst en berichten wij u zodra er een plaats vrijkomt.

3. Begunstigers en introducés

Voor begunstigers van de stichting geldt een lager tarief. Dat tarief is voorbehouden aan wie op het moment van de bijeenkomst een lopend begunstigerschap heeft. Een begunstiger mag introducés meenemen, tenzij bij de bijeenkomst anders is vermeld. Blijkt na inschrijving dat het begunstigerstarief niet van toepassing is, dan nemen wij contact met u op en wordt het verschil alsnog in rekening gebracht.

4. Betaling

Het verschuldigde bedrag wordt overgemaakt op het rekeningnummer dat in de bevestiging staat, onder vermelding van het inschrijfnummer, en binnen de daarin genoemde termijn. Uw plaats is pas definitief zodra de betaling is ontvangen. Bij uitblijvende betaling kan de stichting de inschrijving na een herinnering annuleren en de plaats aan een ander toewijzen.

5. Toegangsbewijs

Na ontvangst van de betaling ontvangt u het toegangsbewijs per e-mail. Het toegangsbewijs is persoonlijk en geldt uitsluitend voor de bijeenkomst waarvoor het is afgegeven. Wij vragen u het toegangsbewijs op papier of op uw telefoon mee te nemen.

6. Annuleren door de deelnemer

Annuleren kan schriftelijk of per e-mail. Tot veertien dagen voor de bijeenkomst wordt het betaalde bedrag volledig terugbetaald. Daarna vindt geen terugbetaling meer plaats, omdat de stichting op dat moment reeds verplichtingen is aangegaan met de kasteelheer, de vervoerder of de horeca. U mag in dat geval wel iemand anders in uw plaats laten deelnemen; laat ons dan tijdig weten wie dat is.

7. Annuleren of wijzigen door de stichting

De stichting kan een bijeenkomst annuleren of verplaatsen wanneer er te weinig deelnemers zijn, wanneer de locatie onverwacht niet beschikbaar is of wanneer de omstandigheden dat anderszins nodig maken. Het betaalde bedrag wordt dan volledig terugbetaald. Verdere kosten, zoals reis- of verblijfkosten, worden niet vergoed.

8. Verloop van de bijeenkomst

Aanwijzingen van de begeleiding en van de eigenaar of beheerder van de locatie worden opgevolgd. Veel van de gebouwen die wij bezoeken zijn oud: trappen zijn steil en drempels hoog. Twijfelt u of een bezoek voor u haalbaar is, neem dan vooraf contact met ons op, zodat wij eerlijk kunnen zeggen wat u kunt verwachten. Deelname is voor eigen rekening en risico; de stichting is niet aansprakelijk voor schade, behoudens opzet of grove nalatigheid.

9. Beeldmateriaal

Tijdens bijeenkomsten worden soms foto's gemaakt voor de nieuwsbrief en de website. Wilt u niet herkenbaar in beeld komen, meld dat dan bij aanvang bij de begeleiding; wij houden daar rekening mee.

10. Persoonsgegevens

De gegevens die u op het inschrijfformulier opgeeft worden gebruikt voor de afhandeling van uw inschrijving en de bijbehorende administratie. Hoe wij daarmee omgaan staat in de privacyverklaring.

11. Vragen en klachten

Vragen over uw inschrijving, en klachten over het verloop van een bijeenkomst, kunt u richten aan het bestuur van de stichting. Wij reageren binnen veertien dagen.

Welke gegevens wij vastleggen

Voor een inschrijving leggen wij uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer vast, het aantal deelnemers en hun namen, uw antwoorden op de vragen bij de bijeenkomst en de gegevens van uw betaling.

Waarvoor wij ze gebruiken

Wij gebruiken deze gegevens om uw inschrijving te verwerken, u het toegangsbewijs te sturen, de deelnemerslijst voor de dag zelf op te stellen en de financiële administratie te voeren. Bent u begunstiger, dan gebruiken wij uw gegevens ook voor de ledenadministratie en de nieuwsbrief.

Grondslag

De verwerking is nodig om de overeenkomst met u uit te voeren en om te voldoen aan onze wettelijke administratieplicht. Voor de nieuwsbrief vragen wij uw toestemming; die kunt u altijd weer intrekken.

Met wie wij ze delen

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden, behalve wanneer dat voor de bijeenkomst zelf nodig is — bijvoorbeeld een deelnemerslijst voor de eigenaar van een kasteel dat om veiligheidsredenen weet wie er binnenkomt — of wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang wij ze bewaren

Gegevens rond een bijeenkomst bewaren wij zolang dat voor de administratie nodig is. Financiële gegevens bewaren wij zeven jaar, zoals de belastingwetgeving voorschrijft. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen of laten overdragen, en u kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Een verzoek daartoe kunt u richten aan het bestuur. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Uw gegevens staan in een beveiligde omgeving. Alleen bestuursleden en vrijwilligers die de inschrijvingen verwerken kunnen erbij, en van iedere handeling wordt vastgelegd wie die heeft verricht.